Hintergrund und Inkrafttreten
Ab dem 1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle in Belgien mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, also auch VoGs im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend.
Das bedeutet: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen dann in strukturierter elektronischer Form ausgestellt und empfangen werden. Klassische Rechnungen im Papierformat oder als einfache PDF-Dateien gelten dann nicht mehr als rechtsgültig.
Was bedeutet „strukturierte elektronische Rechnung“?
Im Gegensatz zu einem PDF oder einer Papierrechnung besteht eine strukturierte elektronische Rechnung aus standardisiertem maschinenlesbarem XML-Code. Dieser ermöglicht es Softwarelösungen, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten – von der Ausstellung über den Versand bis hin zur Verbuchung.
Verpflichtend ist der Einsatz des PEPPOL-Standards (Pan-European Public Procurement Online). Dieses Format basiert auf dem sogenannten „Vier-Ecken-Modell“ und verwendet das PEPPOL BIS-Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Eine einfache E-Mail mit PDF-Anhang reicht nicht aus. Nur Rechnungen, die über das PEPPOL-Netzwerk in strukturierter Form verschickt werden, erfüllen ab 2026 die gesetzlichen Anforderungen.
Für wen gilt die Verpflichtung zur strukturierten E-Rechnung?
- Alle Unternehmen und VoGs mit Sitz in Belgien, die mehrwertsteuerpflichtig sind und B2B-Leistungen erbringen.
- VoGs, die über MWST-freie Einnahmen verfügen (Subsidien, Dotationen, Mitgliedsbeiträge, …) und über zusätzliche MwST-pflichtige Einnahmen (Cafeteria, …)
- Das gilt auch für Kleinunternehmer die die Schwelle von 25.000€ nicht überschreiten, sofern sie theoretisch mehrwertsteuerpflichtig sein könnten.
- Auch Unternehmen, die gelegentlich Rechnungen ausstellen oder Dienstleistungen im Inland erbringen, sind betroffen.
Ausnahmen gibt es nur für bestimmte Fällen:
- Unternehmen und VoGs, die von der Mehrwertsteuer befreit sind (z. B. im Sinne von Artikel 44 des MwSt-Gesetzbuchs, z. B. bestimmte Ärzte, Bildungseinrichtungen).
- VoGs, die insgesamt von der MwST befreit sind (was Umsätze und Einnahmen betrifft – solche, die nicht das pauschale MwST-System für Kleinunternehmen anwenden).
- Unternehmen, die pauschalbesteuert werden (Artikel 56 MwStG) – allerdings nur bis spätestens 2028.
- Unternehmen ohne Betriebsstätte oder festen Wohnsitz in Belgien.
- Insolvente Unternehmen oder solche im Liquidationsverfahren.
Ziele und Vorteile der Reform:
Die Umstellung auf verpflichtende E-Rechnungen verfolgt mehrere Ziele:
- Bekämpfung von Steuerbetrug: Durch die automatisierte Übermittlung und Auswertung wird die Mehrwertsteuererhebung lückenlos nachvollziehbar.
- Vermeidung von Fehlern: Automatisierte Rechnungsprozesse verringern das Risiko von Tippfehlern oder Buchungsfehlern.
- Zeit- und Kostenersparnis: Weniger Papier, schnellere Verarbeitung, einfache Archivierung.
- Digitalisierung und Effizienzsteigerung: Besonders für KMU ein wichtiger Schritt in Richtung Automatisierung.
Weitere und zusätzliche Informationen finden hier:
https://erechnung.belgium.be/de
https://erechnung.belgium.be/de/article/was-sie-ueber-peppol-wissen-muessen
Stand September 2025
