Ein Sportfachverband oder Sportverein kann eine Entschädigung für Kosten vorsehen, die dem Ehrenamtlichen bei der Ausübung seiner freiwilligen Tätigkeit entstanden sind. Dies ist als Kostenrückerstattung bzw. als Entschädigung zu betrachten und nicht als eine Vergütung von geleisteter Arbeit. Dabei kann eine Organisation sich für zwei verschiedene Systeme entscheiden. Entweder wird eine „reale Kostenrückerstattung“ durchgeführt oder eine „pauschale Entschädigung“.
Zudem gilt das Prinzip: Die Kostenerstattung ist keine Verpflichtung einer VoG oder eines nicht-rechtsfähigen Vereins (faktische Vereinigung).
Reale Kostenrückerstattung
Bei der realen Kostenrückerstattung werden nur Kosten erstattet, die auch vom Ehrenamtlichen belegt werden können (durch Rechnungen, Kassenzettel, Kilometergeld anhand real zurückgelegter Strecken, etc.). In diesem Fall gibt es keinen festgelegten Höchstbetrag und es müssen keine Sozialabgaben gezahlt werden. In der Steuererklärung ist nichts zu vermerken. Entsteht eine hohe Fahrtleistung pro Jahr, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen, anhand dessen die gefahrenen Kilometer nachgewiesen werden können.
Zahlung einer Pauschale
Bei der Zahlung einer Pauschalen sind keine Belege notwendig. Dabei ist zu beachten, dass laut Gesetz Höchstsummen festgelegt wurden, die steuerfrei sind und nicht bei der Steuererklärung angegeben werden müssen. Die aktuellen Sätze sind:
- Pro Tag, an dem man ehrenamtlich tätig war: 44,02€ (01.01.2026 -31.12.2026)
- Pro Jahr: 1.760,83€ bzw. 3.233,91€ im Sportsektor* (01.01.2026 – 31.12.2026)
Diese Höchstgrenzen gelten auch, wenn ein Ehrenamtlicher gleichzeitig für mehrere Organisationen tätig ist. Wenn keiner der beiden Grenzbeträge überschritten wird, sind keine Sozialabgaben zu zahlen und auf der Steuererklärung ist nichts einzutragen. Wenn aber bei der Zahlung einer Pauschalen entweder der Tagessatz, der Jahressatz oder beide Sätze überschritten werden, ist die gesamte Summe steuerpflichtig.
Achtung: „Pauschal“ heißt nicht „willkürlich“. Eine Entschädigung soll entstandene Kosten pauschal ausgleichen. Sie darf keine Entlohnung darstellen.
*In bestimmten Bereichen, u.a. auch für den Sportsektor gelten erhöhte Jahressätze, die Tagesobergrenze bleibt jedoch unverändert. Zum Sportsektor gehören Sporttrainer:innen, Sportlehrer:innen, Sportcoach, Jugendsportkoordinator:innen, Sportschieds- oder -wettkampfrichter:innen, Jurymitglieder, Ordner:innen oder Platzwart/Platzwärtin.
Fahrtkosten
Fahrtkosten können grundlegend nur im Rahmen einer realen Kostenrückerstattung ausgezahlt werden. Jedoch dürfen Fahrtkosten auch bei einer pauschalen Erstattung rückerstattet werden, wenn:
- die Vergütung für Fahrtkosten auf maximal 2000 km pro Jahr begrenzt ist ODER
- für regelmäßige Transporte von Menschen im Rahmen von Freiwilligentätigkeit, beispielsweise ehrenamtliche Fahrdienste. Dabei wird die Kilometerbegrenzung pro Jahr aufgehoben. Die Beförderung von Menschen muss eindeutig Schwerpunkt der Freiwilligentätigkeit sein.
Für die Periode vom 1. Juli 2025 bis zum 30. Juni 2026 liegt der Fahrtkostensatz bei 0,4449 €/km. Für Fahrradfahrten kann ein Satz von 0,37 €/km (2026) gezahlt werden.
Alternativ besteht auch die Möglichkeit den Fahrtkostensatz pro Quartal anzuwenden. Diese orientieren sich an der Rückerstattung für Fahrtkosten im öffentlichen Dienst und ändern sich alle drei Monate, mal mehr, manchmal weniger. Die aktuellen Fahrtkostensätze pro Quartal könnt ihr über die Seite des Ministeriums der Deutschsprachigen Gemeinschaft unter „Kostenrückerstattung für Ehrenamtliche“ im Downloadbereich einsehen.
